Beschreibung
Ein praktisches Vorlagenpaket für Schweizer KMU, die ihren digitalen Büroalltag sauberer organisieren möchten – ohne grosses IT-Projekt.
Das bringt es dir
- Mehr Ordnung im digitalen Büro: eine Ablage, klare Dateinamen, weniger Suchen.
- Klare Zuständigkeiten: Wer verantwortet Ablage, Tools und Zugänge — auch bei einem Austritt.
- Übersicht über Software und Lizenzen: Alle Abos, Kosten und Kündigungsfristen an einem Ort — verstecktes Sparpotenzial inklusive.
- Weniger Bauchgefühl bei der Sicherheit: Passwörter, Backup und Betrugsschutz schwarz auf weiss geprüft.
- Schnellerer Einstieg für Mitarbeitende: Neue Leute finden sich zurecht, statt das Büro neu zu erraten.
Das ist enthalten
- Start-hier-Anleitung (PDF) — der Fahrplan: alles in 60–90 Minuten umgesetzt
- Digitale Büroordnung — Checkliste (PDF) — Ablage, Dateinamen, Verantwortlichkeiten, Zugriff, Backup, alte Tools
- Software- und Lizenzinventar (Excel) — mit Beispielzeilen, Jahreskosten-Formeln und Anleitung
- Zugriffs- und Rollenübersicht (Excel) — wer hat Zugriff worauf, wer sperrt bei Austritt
- IT-Sicherheitscheck für kleine Betriebe (PDF) — Passwörter, 2FA, Backup, Geräte, E-Mail, Zahlungsbetrug, Notfall
- Anfrage- und Offertenablage — Mini-Check (PDF) — damit keine Kundenanfrage liegen bleibt
- Aufgabenstruktur-Vorlage (PDF) — Buckets, Beispielkarten, Labels und Wochenroutine, z.B. für Microsoft Planner
- Zeitverlust- und ROI-Rechner (Excel) — rechnet aus, was unvollständige Anfragen pro Monat kosten
Für wen es passt
Für inhabergeführte Schweizer Betriebe mit 1–20 Mitarbeitenden — Handwerk, Dienstleistung, Praxis oder kleines Büro. Typische Zeichen: Dateien werden gesucht statt gefunden, niemand weiss genau, welche Abos laufen, und Zuständigkeiten sind «historisch gewachsen».
Für wen es nicht passt
Für Betriebe mit eigener IT-Abteilung oder bestehendem, gelebtem Ordnungssystem — dort ist das meiste hier schon gelöst. Und für alle, die eine Software suchen: Dieses Pack ist bewusst werkzeugneutral und funktioniert mit dem, was du schon hast.
Vorher / Nachher
Vorher: Die Offerte von letztem März? «Müsste auf dem Desktop von Sandra sein — oder im alten Dropbox.» Das Canva-Abo läuft seit einem Jahr, nutzt niemand. Beim Austritt eines Mitarbeiters dauert es drei Wochen, bis alle Zugänge gefunden sind.
Nachher: Eine Ablage mit klarer Struktur. Ein Inventar zeigt alle Tools, Kosten und Kündigungsfristen. Eine Tabelle zeigt, wer Zugriff worauf hat — Austritt heisst: Liste abarbeiten, fertig.
Häufige Fragen
Brauche ich neue Software? Nein. Alle Vorlagen funktionieren mit dem, was du hast — Excel oder Google Sheets, dein bestehendes E-Mail-Programm, optional Microsoft Planner.
Wie lange dauert die Umsetzung? Der erste Durchgang 60–90 Minuten. Danach lebt das System mit wenigen Minuten Pflege pro Woche.
Ist das Pack branchenspezifisch? Nein, es ist für kleine Betriebe jeder Branche gemacht — die Beispiele kommen aus Handwerk, Praxis und Dienstleistung.
Wie erhalte ich die Dateien? Direkt nach dem Kauf als Download-Link auf der Bestellbestätigung und per E-Mail. Ein ZIP, alle Dateien drin, kein Versand, keine Wartezeit.
Übrigens: Der Mini-Check im Pack zeigt dir, ob bei euch Kundenanfragen liegen bleiben. Wenn du es genauer wissen willst: RhyKI prüft kostenlos 3 bis 5 echte Anfragen aus deinem Betrieb — CHF 0, rund 30 Minuten.
